Сущность бухгалтерского учета заключается в фиксации в письменном виде результатов наблюдений и измерения времени экономических процессов, которые являются предметом бухгалтерского учета. Например, авансовый отчет состоит из   соответствующим образом оформленных документов, выражающих процесс или результат выполняемых хозяйственных операций.

От качества документов, т. е. от их правильности и достоверности, также зависит и качество информации, предоставляемой бухгалтерским учетом. Поэтому бухгалтерскому учету приписывают столь большое значение. Бухгалтерские документы представляют собой не только основу бухгалтерского учета , но также выполняют важную задачу в случае возникновения спора с другими предприятиями , учреждениями или отдельными лицами , а, кроме того, представляют собой важный инструмент в области защиты имущества (соглашение лиц, материально ответственных ) .

Бухгалтерские документы также играют важную роль в качестве основы документооборота каждый год и проверки финансовой отчетности, а также как источник для экономического анализа.

Чтобы документация имела достоверное доказательство выполнения хозяйственных операций, они должны соответствовать строго определенным требованиям. Они изложены в действующих нормативных документах. На основании постановления за правильные признаются документы:

1.Подтверждающий факт совершения хозяйственной операции

2.Содержащий, по меньшей мере, следующие данные:

а. определение экспонента доказательства (эмитентом может быть предприятие или соответствующая ячейка, учреждение или физическое лицо ; на документе эта особенность находит выражение в форме печати на фирменном бланке или в форме отражения штампа предприятия, содержащего полное наименование и адрес эмитента доказательства);

b. указание сторон (наименования и адреса), участвующих в операции хозяйственной деятельности, к которой относится данное доказательство;

c. дата выдачи документа, а также дата или период совершения хозяйственной операции;

d. предмет операции хозяйственной деятельности, его значение и количественное определение, если предмет операции, измеряется в натуральных единицах;

e. собственноручные подписи лиц, ответственных за правильное оформление хозяйственной операции и его правильное документирование;

3.Проверенный в содержательном плане, и формально-бухгалтерского оформления через компетентные клетки и в доказательство проверки, подписанный уполномоченными лицами.

Помимо этих особенностей, в большинстве доказательств выступают также другие элементы, как например, счет-фактура, касса и т. д. или его символ,  а также идентификационный номер.