Организация различных встреч является действительно серьезным шагом. Поэтому вопросу аренды помещения следует уделить немного больше времени, чем планировалось ранее. Многим пункт может показаться слегка незначительным.

Для организаторов конференций, лекций и семинаров важны технические вещи, но качественный фидбек от участников, клиентов позволяет совершать великие дела. Что будут помнить участники мероприятия?

При выборе помещения следует понимать, куда вы ведете своих слушателей, поэтому рекомендуется всегда осматривать помещение перед его окончательным одобрением. Фотографий может быть недостаточно, и вот почему.

 

Конференц-отель или конференц-зал?

В последнее время организаторы длительных конференций или обучающих семинаров предпочитают встречаться в помещениях отелей, где сразу же можно заселиться ее участникам. Конечно, в таком случае отель может пойти на уступки и даже сделать скидки, которые планируют остановиться на несколько дней для посещения своего ивента.

Большинство международных конференций ориентируются на приезд гостей из разных стран, которые могут оказаться в городе и даже стране впервые, без знания языка. Такое решение является действительно удобным.

В большинстве случаев удобным является и вариант конференц-залов, которые можно подобрать по расположению и цене. Кроме удобства и стоимости, вы получаете и качественный сервис. Кроме аренды, организаторы могут включить и комфортное посещение. Приветствие гостей, предоставление детальной информации по событию, угощение чашечкой кофе или чая, что позволит им расслабиться и обеспечит комфортное и удобное прослушивание.

По дороге к отелю они могут изучить город, прогуляться после увлекательной лекции. К тому же, предоставляется несколько вариантов залов на выбор, которые могут удовлетворить ваши потребности - для малой или большой группы.

Тонкости организации

Конференц-отель ориентируется на качество, но в приоритете остается поселение людей, которые прилетели в бизнес-целях. Если речь идет о конференц-залах, то предоставляет достаточно широкий спектр возможностей, связанных именно с организацией. Аренда конференц-зала в Киеве включает не только обсуждение формата и даты, но и предоставление дополнительных инструментов и услуг.

Формат встречи

Определяется формат - тренинг, воркшоп, мастер-класс, конференция, презентация, лекция и другие виды мероприятий. Затем определяется рассадка, которая может меняться по требованию клиента.

Некоторые останавливаются на произвольном порядке. Наибольшей популярностью пользуется:

       театральная;

       П-образная

       Т-образная.

Комфортным предложением станет круглый стол, актуальный для дискуссий. Если это обучающее занятие и нужен акцент исключительно на преподавателя, тогда подойдет любой вариант из списка выше.

Дополнительные услуги

Среди дополнительных услуг может предоставляться видеооператор, даже модератор, если есть необходимость в нем. Практикуются и кофе-брейки, которые могут сплотить коллектив для решения групповых задач или расслабить аудиторию. Важно, чтобы в помещении или где-то неподалеку можно было набрать воды. Если чай или кофе предоставляются по желанию, то вода должна обязательно присутствовать на мероприятии.

Оснащенность зала встречи

Многим лекторам и докладчикам достаточно иметь несколько источников питания, чтобы обеспечить полный заряд устройств, являющихся помощниками при проведении. Это может быть компьютер, планшет или даже телефон. Подключение к Wi-fi уже есть практически везде, потому часто практикуется и онлайн-трансляций. Если событие является каким-то уникальным, или даже масштабным по количеству запросов, желающих посетить семинар.

Кроме источников питания и Wi-fi, может потребоваться мобильный микрофон, качественный звук, настройку и проверку которого обычно проводят уже непосредственно перед ивентом. Проектор позволяет выводить нужные слайды на экран. Это визуальное закрепление материала, его структурирование, гайдинг на протяжении всей лекции или тренинга и т.д.

Таким образом, даже в случае отвлечения слушатель может снова вернуться к теме. В некоторых вариантах может потребоваться и трибуна. Выбор инструментов зависит от формата события.

 

Вместительно

Узнать количество участников можно и заранее, если встреча платная или предполагает регистрацию. Тогда можно составить структурирование списки, поставить нужное количество стульев - и не переживать о том, что кто-то не найдет своего. Именные таблички делаются для спикеров. Если собрание включает ужин, то таблички с именами могут размещаться на стуле или столе. В таком случае количество мест будет строго ограничено.

Информация не всегда доступна. Если событие предполагает привлечение огромного потока людей, то следует брать залы с максимальной вместительностью. Несмотря на то, что будут пустые места, никто не будет чувствовать себя дискомфортно.

Расположение

Расположение нужного конференц-зала должно быть в пределах досягаемости. Если в центре, предоставить информацию о парковке. Потому что часто центр города является местом с наиболее загруженным трафиком, поэтому участникам следует заблаговременно предупредить о возможных трудностях, если они будут. Если же к месту проведения добраться непросто, предоставьте карту. Наиболее выигрышный вариант - предоставить оплачиваемый транспорт.

Время проведения

Перед организацией события обсудите дату предварительно, поскольку эта дата может быть у них забронирована. Убедитесь, что в районе не будет каких-либо громких мероприятий, которые могут повлиять на посещаемость вашего. Этот пункт действительно важен. Если вы не можете определиться с подходящей датой, посоветуйтесь с организаторами, которые могут предоставить советы, полагаясь на собственный опыт проведения ивентов.